Uma viagem de negócios é sempre repleta de oportunidades, mas também pode se tornar muito cansativa e estressante se você não se programar e se planejar bem. Pensando nisso, selecionamos algumas dicas e medidas que podem te ajudar a gerenciar bem seu tempo, e se prevenir de ser surpreendido com imprevistos acumulando atividades e perdendo o precioso tempo dos intervalos e dos descansos.

1 – Sincronize seus arquivos

Se você pode contar com a expectativa de ter conexão à Internet durante todo o tempo da viagem, uma ferramenta completamente on-line como o Google Docs pode ser uma forma de manter sincronizados os documentos do escritório e os que você leva consigo.

Mas lembre-se: nem sempre aplicativos on-line fazem tudo o que precisamos, por isso a sugestão é recorrer a serviços de sincronização automática. O Dropbox, por exemplo, permite uma sincronização completamente transparente para o usuário, que apenas tem que lembrar de gravar os arquivos na pasta certa, e saberá que eles serão sincronizados com seus outros computadores assim que houver uma conexão disponível.

2 – Mantenha as informações sob controle

A verdade é que uma viagem a serviço sempre significará uma montanha de dados a ser gerenciada. Passagens, números e horários de vôos, vouchers de hoteis, endereços de destinos, portões de embarque, restaurantes recomendados, horários de reuniões, arquivos de apresentações, inúmeros cartões de visitas recebidos, comprovantes de embarques e despesas, onde está estacionado o carro, e por aí vai.

Existem várias estratégias para lidar com isso, mas uma pode funcionar bem, baseada em 2 ferramentas básicas:

1. um envelope grande e
2. a câmera do celular.

Faça assim: Fotografe no celular cada novo papel (ou informação exibida em tela de computador) que chegar às suas mãos no aeroporto, hotel, locadora, sala de espera, etc, para que possa ter acesso rápido ao seu conteúdo quando quiser. Informações que exijam uma ação adicional são registradas na ferramenta mais apropriada (por exemplo, horários de compromissos vão para a agenda, pendências vão para o To-Do, e a maioria das outras informações de referência podem ir para o Evernote) posteriormente, a partir das fotos, aproveitando as enormes quantidades de tempo dispendidos em salas de embarque e de espera.

Se necessários, os documentos guardados no envelope servem como backup ou complemento durante a viagem. Quando retornar ao escritório, arquive-os ou encaminhe-os para onde for necessário, antes de terminar o processamento da viagem.

3 – Leve um kit de utilidades digitais

Levante o mouse quem nunca presenciou a embaraçosa situação de alguém que chega para fazer uma apresentação e esquece algum componente vital: o arquivo não é compatível com o computador do auditório, o notebook precisa de um adaptador VGA que ficou na outra mochila, algo está na voltagem errada, precisa de acesso à Internet mas o auditório não oferece, etc.

Essas pessoas, de modo geral (há exceções, quando um anfitrião promete disponibilizar algo e não cumpre), planejaram insuficientemente o seu próprio material de trabalho, e às vezes pagam caro por isso. E é fácil evitar ser uma delas: basta montar um kit adequado das utilidades digitais que serão necessárias para realizar suas atividades.

Além dos itens mencionados acima, isso pode envolver os cabos de dados para celulares e câmeras, controle para apresentações, fones de ouvido, mídias para backup, cabo de rede, adaptadores para 2 ou 3 tipos de tomadas, modem 3G, mouse e muito mais, dependendo das suas demandas digitais.

Pare para pensar nos recursos que estão disponíveis no seu local de trabalho e são necessários ou desejáveis para a sua atividade, e imagine quais podem estar ausentes no hotel, aeroporto ou sala de conferências. A Lei de Murphy garante: se eles podem estar ausentes, certamente estarão, e aí você deve levar consigo uma alternativa. Mas cuidado para não levar na bagagem de mão itens que não podem ser transportados a bordo!

4 – Planeje a segurança

Nada que você faça pode tornar desnecessária a atenção à segurança em todos os momentos em que você esteja em trajeto portando bagagens e valores.

Mesmo assim, é possível que você possa ter um pouco mais de paz de espírito para ser produtivo durante a viagem, ou mesmo para descansar um pouco e ser mais produtivo quando chegar ao seu destino, se tomar algumas precauções antes.

Uma dica bem simples é levar na bagagem de mão um chaveiro do tipo mosquetão, e usá-lo para prender as correias de todas as malas e sacolas sempre que for dar atenção a outra coisa – como uma parada para o lanche, a leitura de um livro ou o uso do notebook numa sala de embarque, por exemplo. Se puder fixar o conjunto de bagagens a algum objeto fixo, ou mesmo passar uma de suas pernas pela correia de uma mochila, melhor ainda.

A razão é simples: os ladrões que atuam nesses lugares contam com a desatenção de todos, inclusive do proprietário do item que ele planeja roubar. Mas se para levar um componente da sua bagagem ele for precisar soltar uma correia ou fivela, certamente ele preferirá ir adiante até encontrar alguém menos precavido. E caso ele não perceba a sua preparação e mesmo assim tente roubá-lo, você terá uma chance maior de perceber.

Fechar os zípers das mochilas com cadeados funciona com base no mesmo princípio: claro que o ladrão ainda poderá levar a mochila inteira, e nem terá muita dificuldade em arrebentar o cadeadinho, se tiver tempo para tentar. Mas o que ele quer é agir sem ser notado, então se a sua bagagem der um pouco mais de trabalho que a de quem não tomou precauções, as chances já estarão a seu favor, ainda que você não fique protegido contra um ladrão firmemente determinado a escolher você.

Mas cuidado ao usar cadeados em bagagens que serão despachadas – consulte antes o regulamento, pois as inspeções de segurança feitas fora da sua presença podem exigir arrebentá-los. Existem cadeados feitos para permitir a inspeção pelas autoridades norte-americanas, mas desconheço a existência de similares voltados ao Brasil.

5 – Economize as baterias

Se você for depender de aparelhos eletrônicos, o melhor é sempre escolher aqueles que tenham autonomia suficiente para suportar, com folga, todos os períodos em que você vai estar em deslocamento sem poder recarregá-los.

Mas nem sempre isso é possível, e aí a segunda melhor possibilidade pode ser levar consigo baterias extras ou um carregador portátil com bateria própria que possa recarregar os aparelhos que forem ficando pelo caminho, independente de onde você estiver. Eles não são baratos, acrescentam um peso extra e um compromisso adicional (mantê-los carregados), mas podem ser a salvação se você realmente precisa de eletrônicos durante os deslocamentos.

A estratégia básica é diferente: procure fazer com que as baterias durem mais. São vários os pequenos truques, incluindo:

• Desabilitar todo tipo de conectividade desnecessária no momento: Bluetooth, Wi-Fi, infravermelho, periféricos USB, 3G, GPS, etc.
• Não usar aplicativos de lazer (jogos, música, …) em aparelhos cujo uso possa ser necessário depois.
• Evitar aquecer desnecessariamente os aparelhos (acelera o consumo de bateria)
• Reduzir o brilho da tela
• Desligar ao invés de deixar em stand-by, quando possível
• Desligar (ou colocar em modo avião) telefones ao passar por áreas sem sinal, pois eles gastam mais bateria tentando encontrar conexões

Com informações do Efetividade.net.